title: "Factura proforma vs presupuesto: en qué se diferencian (y cuál mandas primero)" slug: "factura-proforma-vs-presupuesto" description: "Proforma y presupuesto se parecen, pero no son lo mismo — y ninguno de los dos es una factura de verdad. Diferencias, cuándo usar cada uno, el error que te puede costar una sanción y cómo encajan con VeriFactu." date: "2026-07-07" author: "Equipo What The Factura" category: "Comparativas" tags: ["factura proforma", "presupuesto", "facturación", "autónomos", "iva"] keywords: "factura proforma vs presupuesto, diferencia factura proforma y presupuesto, que es una factura proforma, para que sirve la factura proforma, presupuesto o proforma, factura proforma validez fiscal"
El cliente te pide "algo por escrito con el precio antes de decidir". Abres el ordenador y te asalta la duda de siempre: ¿le mando un presupuesto o una factura proforma? Suenan a lo mismo, se parecen sobre el papel y hay quien los usa como sinónimos. No lo son. Y, sorpresa, ninguno de los dos es una factura de verdad. Vamos a poner orden.
Qué es un presupuesto
Un presupuesto es una oferta comercial: le dices al cliente qué le vas a hacer, cuánto le va a costar y bajo qué condiciones. Es el "esto es lo que hay" antes de que nadie se comprometa a nada.
Lo importante del presupuesto es lo que pasa cuando el cliente lo acepta. Una vez aceptado — por escrito, por email o con un "adelante" inequívoco — te compromete comercialmente: es la base del acuerdo, y si luego pretendes cobrar 500 € más "porque me equivoqué al calcular", tienes un problema. Por eso conviene que un presupuesto lleve fecha, validez ("precios válidos 30 días") y el detalle de lo que incluye y lo que no.
Lo que no tiene un presupuesto es ninguna implicación fiscal. No devenga IVA, no se contabiliza, no se declara y no consume tu numeración de facturas. Es un documento comercial, no tributario.
Qué es una factura proforma
Una factura proforma es un documento que imita a una factura real — mismo aspecto, mismos conceptos, misma base imponible, mismo IVA calculado — pero con una diferencia esencial: no tiene validez fiscal. Es, básicamente, un "así quedaría la factura" para que el cliente vea el importe final con impuestos incluidos antes de que se emita la de verdad.
Igual que el presupuesto, la proforma no devenga IVA, no se registra en tu contabilidad, no aparece en el modelo 303 y no consume numeración oficial de facturas. La Agencia Tributaria la trata como lo que es: una oferta formalizada, no una factura a efectos de IVA ni de IRPF.
Por eso hay una regla que no te puedes saltar: la proforma tiene que llevar la palabra "PROFORMA" bien visible, o una coletilla del tipo "documento sin validez fiscal". Si emites un documento que parece una factura pero no lo es, y no lo dejas clarísimo, te la estás jugando a que alguien lo confunda — empezando por ti.
Entonces, ¿en qué se diferencian?
La frontera es fina, pero real:
- El presupuesto es una propuesta de trabajo. Su foco es el acuerdo comercial: qué hago, por cuánto, hasta cuándo. Encaja al principio de todo, cuando aún estáis negociando.
- La proforma es una previsualización de la factura. Su foco es el importe con impuestos: cuánto vas a pagar en total. Encaja cuando el trato ya está cerrado y solo falta que el cliente pague o tramite algo (un anticipo, una transferencia internacional, una aduana).
Dicho de otro modo: el presupuesto sirve para decidir, la proforma para preparar el pago. Muchos autónomos no necesitan proforma en toda su vida; con presupuesto y factura les sobra. La proforma brilla sobre todo en exportación, en operaciones grandes con anticipo y cuando el cliente (o su banco) exige un documento formal para soltar el dinero antes de tener la factura definitiva.
La factura de verdad: la única con validez fiscal
Aquí es donde se acaban las medias tintas. De los tres documentos, solo la factura tiene validez fiscal: es la que se contabiliza, la que declaras, la que genera IVA repercutido y la que lleva numeración correlativa sin huecos. Los ocho datos obligatorios del Reglamento de facturación (RD 1619/2012) son de la factura, no del presupuesto ni de la proforma.
La factura se emite cuando el trabajo está hecho o el producto entregado (con la excepción de los anticipos, que sí se facturan al cobrarlos). Ni antes por las prisas, ni después por la pereza.
| | Presupuesto | Proforma | Factura | | --- | --- | --- | --- | | Validez fiscal | No | No | Sí | | Genera IVA / se declara | No | No | Sí | | Se contabiliza | No | No | Sí | | Consume numeración oficial | No | No | Sí | | Sujeta a VeriFactu | No | No | Sí | | Para qué sirve | Cerrar el acuerdo | Preparar el pago | Cobrar y declarar |
El error que te puede costar una sanción
El fallo clásico: entregar una proforma y creer que ya has facturado. Mandas la proforma, cobras, y te quedas tan tranquilo pensando que ese ingreso ya está "hecho". No lo está. Fiscalmente no has emitido nada, ese IVA no lo has declarado y ese ingreso no está en tus libros.
Si Hacienda cruza tus cobros con tus facturas emitidas y aparece dinero entrando sin factura detrás, tienes una incongruencia que explicar — y las incongruencias, en una inspección, se pagan. La proforma no sustituye a la factura nunca. Cobres cuando cobres, cuando el trabajo esté entregado hay que emitir la factura definitiva, con su número y su registro.
El error simétrico es igual de caro: emitir la factura de verdad demasiado pronto, cuando solo querías enseñar un importe. Ahí ya has devengado IVA de una operación que quizá se cae, y te toca rectificarla con su serie y su motivo. Para eso está la proforma: para enseñar el importe sin comprometer nada.
Proforma, presupuesto y VeriFactu
Con VeriFactu entrando en escena, esta distinción importa más que antes. El sistema obliga a que cada factura de verdad se registre de forma inalterable, encadenada y — si eliges el modo remitido — enviada a la AEAT en el momento. Recuerda las fechas: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos (RDL 15/2025).
La buena noticia: ni el presupuesto ni la proforma entran en VeriFactu. No llevan código QR, no se encadenan y no se mandan a Hacienda, precisamente porque no son facturas. Eso te da un margen cómodo: puedes usar proformas para cerrar cifras con el cliente, cobrar un anticipo o esperar a que confirme, y solo generar el registro oficial cuando emites la factura definitiva. Menos rectificaciones, menos IVA declarado antes de tiempo, menos sustos.
Cómo encadenar los tres en un flujo real
Un ejemplo con números para que se vea. Reforma de un baño, 3.200 € + 21 % de IVA:
- Presupuesto (día 1): "Reforma de baño: 3.200 € + IVA, válido 30 días, materiales incluidos, azulejo del cliente aparte." El cliente lo acepta por WhatsApp. Trato cerrado, sin efectos fiscales todavía.
- Proforma (día 3): el cliente quiere pagar un anticipo del 40 % y su gestor le pide "algo con el IVA desglosado". Le mandas una proforma por 3.872 € (3.200 + 672 de IVA), marcada como PROFORMA. Sigue sin ser una factura.
- Factura (día 30, obra entregada): emites la factura definitiva 2026-045, con numeración correlativa, sus ocho datos y su registro VeriFactu. Esta es la única que declaras en tu 303 del trimestre.
Tres documentos, tres momentos, una sola con consecuencias fiscales. El que confunde el paso 2 con el paso 3 es el que acaba con problemas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar con una factura proforma?
Puedes recibir el dinero contra una proforma (pasa mucho con anticipos), pero eso no te exime de emitir la factura. En cuanto cobras un anticipo, nace la obligación de facturarlo. La proforma es el "avísame el importe"; la factura es el documento fiscal obligatorio.
¿El presupuesto aceptado obliga a algo?
Comercialmente, sí: es la base del acuerdo y no deberías cambiar el precio unilateralmente. Fiscalmente, no: no genera IVA ni se declara hasta que emites la factura.
¿La proforma lleva numeración como las facturas?
Puede llevar su propia numeración interna para que te aclares, pero no consume la serie oficial de tus facturas. Ese contador solo avanza con facturas reales, y tiene que ir sin huecos.
¿Necesito una plantilla distinta para cada uno?
Idealmente, sí: cada documento deja claro qué es. Si trabajas con plantillas, que la de proforma lleve el "PROFORMA — sin validez fiscal" bien grande. Puedes empezar por nuestras plantillas descargables y adaptarlas.
¿Hacienda acepta la proforma para deducir el IVA?
No. Para deducir IVA hace falta la factura completa. Una proforma no da derecho a deducción ni a tu cliente ni a ti.
Conclusión
Quédate con esto: presupuesto para decidir, proforma para preparar el pago, factura para cobrar y declarar. Los dos primeros son documentos informativos sin efectos fiscales; el tercero es el único que Hacienda ve. El día que confundes una proforma con una factura es el día que empiezas a tener un agujero entre lo que cobras y lo que declaras — y esos agujeros, tarde o temprano, se pagan.